Come migliorare le tue presentazioni in Powerpoint

Otto consigli per non annoiare il tuo pubblico

Lunedì. Ore 9.30.

Riunione con i colleghi e il capo che sta presentando il nuovo progetto su cui dovrai lavorare nei prossimi mesi. Stanza buia e il proiettore che illumina a giorno una parete. Il capo parla, si agita, scorre le slide sul PC: grafici, immagini, parole nell’aria e sullo schermo. Cerchi conforto nello sguardo dei colleghi, ma probabilmente il loro shock da lunedì è peggiore del tuo perché sono tutti con lo sguardo fisso e rassegnato.

Guardi l’orologio. Il tempo non passa mai. “Queste slide sono una tortura” -pensi.

Forse è un po’ esagerato, ma sicuramente è capitato a tutti in qualche misura. E oggi voglio darti qualche dritta per migliorare le tue presentazioni in powerpoint, così quando ti troverai dall’altra parte della sala riunioni i tuoi colleghi non soffriranno come hai sofferto tu!

Progetta prima di scrivere!

Prima ancora di aprire PowerPoint (o Keynote, se usi mac!), concentrati sulla struttura delle informazioni. Prendi carta e penna, o un documento vuoto, e fai una scaletta. Sì, proprio come facevi quando scrivevi i temi a scuola.

Preparare una scaletta ti aiuterà a presentare i tuoi contenuti in modo più efficace e coeso: isola i concetti chiave, e immagina di dedicare a ognuno almeno una slide.

Valuta bene il contesto e il pubblico, inizia a annotare il tipo di immagini che ti servirà per arricchire la tua presentazione, e le eventuali call to action nelle slides. Una corretta pianificazione è il primo passo per migliorare le tue presentazioni Powerpoint!

“If you think presentations cannot enchant people, then you have never seen a really good one.”
– Guy Kawaski

Un concetto, una slide.

Se hai fatto bene i compiti in fase di progettazione, questo aspetto dovrebbe riuscirti più facile.

Immagina di dover presentare i risultati delle vendite di un prodotto nello scorso semestre: i dati sono positivi e c’è stata una crescita del 25%.

Ecco, questa informazione merita una slide tutta per sé. Ci sarà tempo in una slide successiva per spiegare come ci si è arrivati a quel risultato, magari con dei grafici (in fondo a tutti piacciono i grafici!). Ma il concetto chiave deve avere la sua slide, il suo spazio, senza sgomitare con altre informazioni per farsi notare.

Un concetto importante merita sempre una slide tutta per sé!

“Non guardarmi non ci sento”

…Ovvero l’impossibilità di leggere e ascoltare qualcuno nello stesso momento.

Anche se c’è chi si vanta di essere un mago del multitasking, semplicemente il nostro cervello non è programmato per svolgere queste due attività contemporaneamente.

Quindi, se vuoi migliorare le tue presentazioni in powerpoint non scrivere frasi elaborate sulle slide. Ricorda, le slide sono un supporto alla tua presentazione, non la presentazione stessa. Sei tu il protagonista, quello che parla e si rivolge al pubblico – le slide sono solo un supporto che serve a evidenziare i concetti chiave.

Metti a fuoco!

Ti è mai capitato di sederti al bar e parlare con qualcuno mentre dietro c’era una TV accesa con un partita di calcio? Anche senza audio, e anche se non segui il calcio, probabilmente sarà stato difficile seguire al meglio la conversazione. Non è questione di maleducazione, è che siamo irrimediabilmente attratti dagli oggetti grossi, colorati e che si muovono.

Quindi, se vuoi migliorare le tue presentazioni, fai in modo che sulle slides non ci siano più oggetti grossi, colorati e in movimento che sgomitano per ricevere attenzione.

Come? Ad esempio scegliendo ad esempio la dimensione corretta dei caratteri per evidenziare i concetti chiave. E poiché i concetti chiave non sono quasi mai nel titolo, ma nei contenuti delle slides, può essere una buona idea “rompere gli schemi” e utilizzare dei font più piccoli per i titoli, e più grandi per i contenuti della slide.

Un altro modo di attirare l’attenzione sugli elementi fondamentali è usare le animazioni, ma senza esagerare – non vogliamo che la tua presentazione diventi un trip psichedelico.

Vuoi migliorare le tue presentazioni powerpoint? Abbraccia il tuo lato oscuro!

Perché quasi tutti i modelli di presentazione Powerpoint hanno di default uno sfondo chiaro? Forse per renderne più agevole la stampa ma… quanti di noi ormai stampano le slides?

Uno sfondo bianco, durante una presentazione, equivale a una gigante macchia bianca sul muro, che quasi sicuramente distoglierà lo sguardo dallo speaker. E se sei tu lo speaker, vogliamo che le persone guardino te quando parli, anziché essere attratte come falene da quella gigantesca luce bianca sul muro.

Uno sfondo scuro ti permette di giocare meglio sui contrasti.

Inoltre, uno sfondo scuro è anche un po’ più riposante sul monitor: se stiamo lavorando in didattica a distanza, o stiamo svolgendo una presentazione in videoconferenza, i nostri interlocutori ci ringrazieranno per avergli risparmiato la vista.

E non solo: un tema scuro, se usato correttamente, ti consente di giocare meglio sui contrasti, ad esempio utilizzando delle animazioni che sfumano sul grigio gli elementi delle slide una volta che hai affrontato il concetto, ed evidenziando in bianco acceso ciò di cui stai parlando.

Divieto di assembramento

No, non sto parlando di normative anti-covid. Sto parlando di quelle slides così fitte di parole che sembrano un manuale di ingegneria. Come diceva sempre la mia insegnante di Italiano alle medie, “bisogna fare respirare la pagina”. E questo diventa ancora più importante in una presentazione.

In un illuminante video su Ted, J.P. Phillips suggerisce di limitare a sei il numero di elementi per ogni slide. E lo dimostra mostrando un certo numero di oggetti sullo schermo e chiedendo al pubblico di contarli. E così dimostra che con 7,8,9 elementi il pubblico deve effettivamente contare, mentre con sei o meno elementi riesce a dare una risposta semplicemente a colpo d’occhio.

E poi, per chi come me è fissato con layout e simmetria, sei elementi sono perfetti perché possono formare due colonne, oppure tre, oppure una sola… Insomma, sembra proprio il numero perfetto! 🙂

Un vestito per le parole

Andresti mai al pub con gli amici con uno smoking? O a un colloquio di lavoro con un completo da tennis?

Un font è un po’ come un “vestito” per le parole: gli dà forma, contesto, ritmo e armonia visiva. E così come c’è un vestito giusto per ogni occasione, c’è un font giusto per ogni presentazione.

Se l’argomento è più tecnico e formale puoi optare per un font sans-serif, più freddo e geometrico, oppure se vuoi dare più “calore” alla presentazione puoi optare per un più classico serif . O una combinazione tra i due.

Ci sono degli ottimi strumenti che ti aiutano a scegliere dei font adatti, tra cui FontJoy e FontPair, e anche su Canva trovi delle combinazioni pronte all’uso.

I punti elenco fanno tanto 1990.

…E a meno che tu non stia proprio cercando un’estetica vintage, forse sarebbe meglio lasciarli perdere.

Questo non significa che dobbiamo rinunciare agli elenchi, a volte è sufficiente sostituire il caro vecchio “pallino” con qualcosa di più accattivante per migliorare all’istante la presentazione Powerpoint.

Un elenco senza punti elenco? Si può fare! 🙂

Puoi semplicemente utilizzare dei colori alternati nei tuoi elenchi, oppure, meglio ancora, delle immagini o delle icone a tema: questa è una cosa con cui mi diverto un sacco! Powerpoint ha una discreta libreria di icone che possiamo utilizzare per migliorare le presentazioni, ma online troviamo risorse sconfinate di grafica vettoriale e icone di ottima qualità, anche gratis. Due siti su tutti: freepik e flaticon.com

Questi sono solo alcuni accorgimenti che possono aiutarti a migliorare le tue presentazioni in Powerpoint, ma sono sicuro che la prossima volta che dovrai fare una presentazione nessuno tra i tuoi colleghi o i tuoi allievi si annoierà!

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